Guarda de documentos condominiais exige organização, segurança e fácil acesso por parte de gestores e condôminos, especialmente com apoio de soluções digitais.
Manter a guarda de documentos do condomínio em dia é uma das responsabilidades de quem atua na gestão condominial.
Mais do que uma tarefa burocrática, essa prática garante segurança jurídica, transparência na relação com os condôminos e organização para o dia a dia do síndico e da administradora.
No entanto, muitos síndicos e gestores ainda enfrentam dificuldades para armazenar, localizar e disponibilizar documentos essenciais, principalmente quando ainda dependem de arquivos físicos ou sistemas pouco integrados.
Por isso, neste conteúdo, vamos falar sobre a guarda de documentos de condomínio, a legislação, os principais erros das administradoras e síndicos e, principalmente, como tornar esse processo mais seguro e eficaz.
Boa leitura!
A importância da guarda de documentos em condomínios
Na gestão condominial, manter os documentos importantes organizados e acessíveis vai além de uma boa prática. É uma obrigação legal e, além disso, uma necessidade para uma gestão eficiente e satisfatória para os moradores.
Afinal, a forma como os documentos relevantes do condomínio são armazenados impacta diretamente a agilidade da administração e a transparência das decisões.
Tipos de documentos
Um condomínio lida com diversos tipos de documentos, e há alguns, especificamente, que devem ser arquivados e mantidos à disposição conforme a legislação. Por exemplo:
- Atas de assembleias
- Convenção e Regimento Interno
- Contratos com fornecedores
- Comprovantes de despesas e receitas
- Relatórios contábeis
- Pastas de prestação de contas
- Plantas e projetos técnicos
- Laudos e autos de vistoria (como o AVCB)
Esses documentos cumprem funções importantes como:
- Registrar decisões coletivas
- Comprovar gastos e recebimentos
- Fundamentar regras internas
- Registrar o histórico da administração
Sem organização, qualquer impasse pode gerar ruídos, atrasos ou até mesmo ações judiciais.
O que diz a legislação sobre guarda de documentos?
O Código Civil (art. 1.348) estabelece que o síndico (ou a administradora) é responsável por prestar contas aos condôminos de forma transparente e sempre que solicitado.
Além disso, os condôminos têm o direito de consultar documentos como atas, balancetes e comprovantes de despesas, seja:
- Presencialmente
- Por e-mail
- Por aplicativos especializados
Não há uma regra única sobre prazos, mas sim orientações legais e boas práticas. Veja abaixo:
Resumo dos prazos de guarda de documentos
| Documentos ou arquivos | Prazo mínimo de guarda |
|---|---|
| Notas/cupons fiscais | 5 anos |
| DARF (PIS/Cofins/IRF/IRPJ/CSLL) | 5 anos |
| DIRF | 5 anos |
| GPS | 5 anos |
| GR contribuição sindical/assistencial | 5 anos |
| Holerites/recibos de pagamento | 5 anos |
| Folha de ponto | 5 anos |
| Livros: ISS e ICMS | 5 anos após último lançamento |
| Livros de entradas e saídas | 5 anos após último lançamento |
| Declarações fiscais (DIPJ, DIPI, DIMOB etc.) | 6 anos |
| Arquivos SPED (ECD, EFD, NFe) | 6 anos |
| Extratos bancários | 6 anos |
| Recibo de vale-refeição / vale-transporte | 6 anos |
| Livro diário / Livro razão | 6 anos |
| Livro registro de inventário | 6 anos após último lançamento |
| CAGED | 10 anos |
| PPRA | 20 anos |
| Exames médicos (admissão/demissão/periódico) | 20 anos |
| GFIP (FGTS–RE/GR) | 35 anos |
| Folha de pagamento | 35 anos |
| Orçamentos/contratos de obras | Até o fim da garantia |
| RAIS | Indeterminado |
| Livro de inspeção do trabalho | Permanente |
| Livros de atas de assembleia | Permanente |
| Processos trabalhistas | Permanente |
| Prontuários de funcionários | Permanente |
Quem tem direito de acessar os documentos do condomínio?
Condôminos têm direito de acessar documentos de interesse coletivo, como:
- Prestação de contas
- Balancetes
- Atas
- Convenção
- Regimento Interno
Já documentos com dados sensíveis, como contratos e livros de ocorrência, devem ter controle e restrição de acesso.
A guarda dos documentos deve garantir:
- Organização
- Proteção
- Prontidão para consulta
Erros comuns na guarda de documentos condominiais
Administradoras e síndicos podem cometer erros que comprometem a gestão. Os mais frequentes incluem:
1. Depender apenas do armazenamento físico
Papéis podem sofrer:
- Extravio
- Danos (umidade, fogo, pragas)
- Ocupam muito espaço
- Dificultam o controle e acesso
2. Falta de padronização e categorização
Sem padrões de:
- Nomenclatura
- Categorização
- Revisão periódica
A consulta fica mais difícil e lenta, especialmente em equipes maiores.
3. Dificuldade em atender condôminos e auditorias
Com a guarda desorganizada:
- Atendimento ao condômino é mais demorado
- Auditorias ficam comprometidas
- Pode haver penalizações legais
Como disponibilizar os documentos de condomínio de forma segura e organizada
A boa notícia: é possível corrigir esses erros com práticas simples.
Ferramentas para guarda e disponibilização de documentos
Aplicativos e plataformas específicas permitem:
- Armazenamento centralizado
- Acesso via celular para síndicos e condôminos
- Proteção por criptografia e controle de acesso
Para administradoras que cuidam de muitos empreendimentos, essa digitalização representa:
- Eficiência operacional
- Redução de retrabalho
- Melhoria no atendimento
- Crescimento sustentável da operação
